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Sistema de Gestão Documental iPortalDoc
 
Documentos à distancia de um clique



 

O iPortalDoc é uma plataforma de Gestão Documental e Workflow para uso empresarial, que permite não só a gestão de fluxos de documentos, mas também o arquivo para posterior consulta e gestão.

Ao implementar o iPortalDoc subtitui o uso fisico do papel, permitindo processos de funcionamento mais rapidos, dinamicos, redução de custos de produtividade e consumiveis de impressão.

 

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Porquê Gestão Documental?


Organize a sua Empresa com o Software IPortalDoc

Quem opta pelo IportalDoc, entende como um destes sistemas resolve problemas, transformando risco em segurança, tempo perdido em produtividade, desorganização em organização, desmotivação em vontade e custos em proveitos.


O arquivo passa a estar presente num computador centralizado com o seu conteúdo disponível por níveis de autorização, em qualquer local dentro ou fora da empresa onde exista um ponto de acesso à internet. O seu manuseamento pode continuar a ser efectuado com as ferramentas colaborativas habituais (Outlook por exemplo) adaptando o IportalDoc à organização e não o inverso.


Pode ser integrado com o seu ERP (software de Gestão) e inclusivamente agregar aos processos documentais em curso comunicações de voz.

 


Descarregue aqui o PDF IPortalDoc

Gestão de força de vendas integrado com SugarCRM e IPortalDOC. 

 
   

1. Algumas estatísticas

 

 

* Cada colaborador perde 12% do seu tempo à procura de documentos

 * 50% dos documentos no seu arquivo são duplicados ou não actuais  

* 30% dos documentos podem ser imediatamente digitalizados permitindo a destruição do seu original. 

* A gestão de documentos é das actividades que mais tempo consome
* 15% dos documentos manuseados perdem-se
* 7.5% dos documentos que se perdem são irrecuperáveis
*3% estão mal arquivados
*Em média cada documento é copiado 4 vezes.

   
   

2. Na entrada/saída da informação

   

 

Digitalização centralizada ou distribuída do documento ou caso tenha sido recebido  electronicamente associado ao processo a tratar ou em tratamento passando a estar disponível para toda a empresa, mediante permissões de visualização previamente definidas, e sem o risco de se perder.
Com o Iportaldoc podem ser anexados ao documento os contactos telefónicos (som) bem como qualquer anexo relevante.

Numa empresa certificada, onde existe a necessidade de partilhar um conjunto de documentos, que melhor solução poderá haver, que existir uma área no Sistema de Gestão Documental onde estão guardadas as versões em vigor de cada documento e da norma da sua utilização ?  


 


 

3. No armazenamento da informação



 

Acabar com a circulação de papel nas organizações é um dos principais objectivos do IportalDoc. A curto prazo,não será necessário guardar a documentação, uma vez que a informação está digitalizada. Com o IportalDoc os arquivos redundantes desaparecem.
A informação passa a ser digitalizada à entrada ou saída das empresas, estando guardada centralmente.
Um documento pode ser impresso a qualquer altura, para que se possa transportar em mão, ou na maior parte das vezes consultado digitalmente, o que diminuiu consideravelmente as cópias que normalmente são efectuadas.

   

   

4. Na classificação/indexação da informação

   

 

Quando o IportalDoc é instalado e parametrizado mesmo que não se potencie as capacidades de definição do sistema e a organização/indexação dos documentos seja o mesmo (ex. Cliente, Ano, nº de processo, nº de documento), o IportalDoc permitirá encontrar um documento ou por todos os critérios atrás referidos, ou por apenas um deles, evitando as inúmeras horas de procura de um documento que está numa pasta diferente. É neste processo que a própria organização da empresa ganha, uma vez que o processo de encontrar um documento alarga-se ao que se quiser. Os campos de procura são inúmeros. Imagine-se, poder aglutinar a procura de um documento por entidades clientes e fornecedoras, nº de processo,datas, tipos de documento, etc.
Por outro lado, e em qualquer altura, podem ser acrescentados novos identificadores de pesquisa aos documentos o que permite que o processo de indexação tenha o dinamismo pretendido.

   

   

5. Os Processos de Workflow

   


Muitos são os processos dentro de uma empresa que são repetidos consecutivamente, e que possuem documentos associados a cada uma das suas fases. Um workflow é um processo pré-parametrizado, que tem responsáveis por cada um dos seus estados e no qual existem documentos que circulam entre os intervenientes. Outro exemplo de um processo de workflow são os processos de documentos que passam sempre pelos mesmos departamentos como são um processo de aprovação de compras, onde um pedido passa por vários utilizadores (colaborador, 
responsável, sector financeiro, etc). Deixam de existir documentos duplicados, e a empresa começa a perceber quanto tempo cada documento está na posse de cada pessoa, e quanto tempo demora em média cada processo. A velocidade dos processos aumenta significativamente, e o desempenho da organização melhora como consequência.

   
 
   

6. A Pesquisa de Informação

   


Possibilidade de criação de relações de documentos, partilhados entre grupos e que permite não duplicar documentos na aplicação, e criar partilha de conteúdos entre utilizadores; Arquivo dos documentos, windows-based, como PDF, WORD, EXCEL, JPG, GIF, BMP, TIF, etc; Possibilidade de pesquisas compostas, e mesmo dentro de documentos WORD ou PDF; Disponibilização de toda esta informação em qualquer ponto onde exista internet inclusivamente com acessos específicos para o exterior (colaboradores externos ou parceiros da organização.

   

 

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